Routing di Produzione

 

Gestisce e pianifica le varie fasi di lavorazione dell'ordine, registrando operatori coinvolti e passaggi per i diversi centri di lavoro, attraverso code di lavorazione separate per ogni centro.

 

Il modulo Routing di Produzione VG7 è una funzionalità che si aggiunge alle caratteristiche base del Configuratore Print. Consente di tenere sotto controllo le varie fasi delle attività di produzione, monitorando tempi e costi grazie a report continui.

 

Il modulo rappresenta una risorsa per qualsiasi azienda che si occupi di produzione, a prescindere dall’ambito. Eventuali esempi riguardanti il mondo della stampa valgono come modello.

Funzioni principali del modulo Routing di produzione VG7

Inserimento degli ordini

 

Gli ordini possono arrivare indifferentemente dal sito, essere generati dentro il sistema (con il preventivatore interno) o importati tramite file csv. Il flusso dal web viene in tal modo distinto da quello generato internamente, mantenendo però le stesse dinamiche di calcolo e gestione.


Struttura dell'ordine

 

Il singolo ordine è diviso in differenti righe ovvero più prodotti  (per esempio un ordine di 1000 brochure, 2000 Volantini e 1000 Block-notes).

Solitamente, a ogni riga d'ordine corrisponde un prodotto, ma il sistema gestisce ugualmente anche prodotti "compositi", divisi su più righe.

Un prodotto composito è un Kit cioè un prodotto composto da più prodotti come per esempio:

Maschera da sci (composta da lente + montatura + elastico)

Raccoglitore (composto da involucro + elastico di chiusura + anelli porta schede).

 

Ogni prodotto è associato a differenti lavorazioni, composte a loro volta da diversi processi. Per esempio,  la "brochure" è il prodotto e le differenti lavorazioni sono stampa, verniciatura, taglio, rilegatura e imballo.

 

Una lavorazione può anche dipendere da un'altra lavorazione. Per esempio, la "verniciatura" è una lavorazione che dipende dalla stampa. All'arrivo dell'ordine, esso viene quindi diviso dal sistema in differenti step (ovvero fasi di lavorazione o processi) a seconda dei prodotti.

 

Ogni step (o processo) è qualificato a livello tecnico secondo: costi e prezzi, tempi, macchina utilizzata, operatore, stato del processo, fornitori, coda lavori ed eventuali ticket.


Tempi di lavorazione

 

Per ogni processo è possibile stabilire un tempo di default, ovvero quanto tempo è necessario per quello step a livello teorico in base al preventivo richiesto. L'operatore della macchina utilizzata confermerà o meno tale previsione, specificando, una volta svolto il processo, quanto tempo ha effettivamente impiegato.

Questo permette di monitorare le dinamiche temporali ed economiche dei processi, correggendo la previsione e aumentando l'efficienza aziendale.


Stato del processo

 

In base alle esigenze aziendali, possono essere gestiti diversi stati del singolo processo, per esempio: da iniziare, in lavorazione, concluso, annullato, bloccato.

Spetta all'operatore cambiare lo stato del processo ed eventualmente spiegare il motivo della selezione attraverso segnalazioni.


Coda lavori

 

Permette la gestione dei lavori in attesa, sia a livello generale (ordini), sia a livello particolare (dalla lavorazione al singolo processo).

Per esempio, a livello generale l'operatore può decidere di dare priorità a un certo ordine rispetto agli altri in base a esigenze particolari (accordi con un cliente, urgenza) e posticipare un singolo processo per necessità tecniche (macchina impegnata, materiale non disponibile).


Coda macchine

 

Per ogni macchina da stampa è possibile consultare la sua coda di lavori, il sistema è anche in grado di costruire un calendario giornaliero dei lavori da stampare sulla determinata macchina.


Ticket/criticità

 

Eventualmente l'operatore può aggiungere delle note a uso interno per ogni processo, in qualsiasi stato esso si trovi, per fare in modo che allo step successivo tutte le dinamiche risultino chiare (ticket) o per segnalare un problema (criticità).

 

I ticket possono essere utilizzati anche per lo scambio d’informazioni con l'azienda e il cliente tramite l'opzione "Attiva condivisione con il cliente"  che potrà visualizzarli e aggiungere delle note.

 

Ogni volta che operatore e/o cliente scriveranno delle note, il sistema invierà una notifica via e-mail con il link per accedere  al pannello.  Utile, ad esempio, per le conferme delle bozze da parte del cliente prima di andare in produzione.


Termine lavorazione

 

Una lavorazione si considera terminata quando tutti i suoi processi sono giunti  alla conclusione.

 

Allo stesso modo, un prodotto si considera terminato  quando non ha più lavorazioni in coda e un ordine si considera terminato quando tutti i suoi prodotti sono pronti.


Monitoraggio completo

 

La gestione degli stati dei processi permette di tenere sotto controllo la lista degli ordini in un unico pannello, completo di percentuali di avanzamento dei lavori.

I risultati del routing di produzione concorrono alle statistiche definitive riguardanti pagamenti e incassi.


Costi e prezzi/consuntivazione

 

Il sistema permette di definire dei margini di ricarico (o eventualmente di sconto) non solo a livello di prodotto finito, ma fino al singolo processo o materiale utilizzato, permettendo di monitorare il margine di guadagno per ogni step. Costi e prezzi possono essere gestiti con fasce e listini per adattarsi a qualsiasi esigenza produttiva.

 

Il sistema inoltre propone all’operatore coinvolto nella specifica lavorazione di segnalare eventuali materiali consumati che non erano stati stimati in fase di preventivo (per esempio ulteriori fogli macchina di scarto, lastre o metri quadri di materiali in bobina).

In questo modo il sistema può consuntivare puntualmente il lavoro, confrontando il prezzo di vendita e i costi aziendali, permettendo quindi di analizzare e tenere sotto controllo costi e prezzi.

 

Per ogni lavoro, il tempo realmente impiegato viene confrontato con la previsione di default. La differenza, espressa in percentuale (negativa o positiva, a seconda che sia risultato necessario un tempo minore o maggiore rispetto a quanto previsto), rappresenta un utile feedback per ottimizzare il sistema non solo dal punto di vista manageriale, ma anche in prospettiva economica.


Dashboard

 

Cruscotto che permette una visione d’insieme delle attività della produzione (che lavori sono in coda su una macchina, cosa stanno facendo gli operatori, se ci sono ticket o criticità segnalati dagli operatori) e l’intervento da parte del manager.


Ordini combinati

 

Archivio degli ordini combinati filtrabili per: Numero ordine originale, Nome lavoro, Cliente.

 

Questa funzione permette di combinare gli ordini che condividono carta e specifiche di stampa su uno stesso foglio macchina.

Il sistema elabora ogni notte gli ordini arrivati il giorno precedente, li raggruppa per carta/stampa e genera dei nuovi ordini combinando i diversi formati sul foglio macchina.

La posa di ogni formato viene calcolata in funzione della sua quantità, per esempio, con un ordine da 100 e un altro da 200 copie combinati, il primo avrà una posa sul foglio e il secondo due, in modo che stampando 100 fogli si avranno le copie corrette per ogni ordine. I formati verranno posati sul foglio seguendo la regola del “taglio a L”.

 

È possibile combinare manualmente vari ordini in uno solo con o senza calcolo automatico della forma finale, verificare il prezzo della forma macchina proposta, confrontare economicamente la somma dei vari ordini inseriti nella forma e valutare statisticamente se un dato prodotto è redditizio o no.

Sarà quindi possibile consultare un’analisi di consuntivo dell’ordine combinato, comparando i prezzi di vendita dei singoli ordini e il costo dell’ordine combinato (riportando la quota-parte del singolo ordine a partire dall’ordine combinato).

 

Per i lavori combinati verrà generata una scheda di lavorazione multi-commessa, contenente i dati dell’ordine “combinato” (l’unico foglio macchina) e tutte le lavorazioni successive dei singoli ordini (con immagine di ogni singolo ordine per aiutare l’operatore nel riconoscimento).


Pianificazione

 

A partire dalla coda su ogni macchina il sistema è in grado di costruire un calendario dei lavori impostando quindi dei promemoria su google calendar per ogni fase di lavorazione.

Il sistema è anche in grado di calcolare la data di consegna lato e-commerce interrogando le code delle macchine fornendo quindi una data di consegna realistica.


Tutte le lavorazioni

 

Archivio filtrabile per: lavori del singolo operatore / gruppo lavoro.

Per ogni lavoro è possibile modificare lo stato (in lavorazione, bloccato, concluso) inserire segnalazioni o criticità, visualizzare tempo stimato ed effettivo per il lavoro.


Impostazioni del sistema del routing

Descrizione per ogni “area”

 

Template:

Pannello che permette d’impostare quale operatore, centro di lavorazione o fornitore esterno si occupa di un determinato processo e che vincoli ci sono (per esempio, la fase di stampa è vincolata alla verifica file, quindi l’operatore della macchina da stampa può partire solo quando la verifica file è stata effettuata).

Un template può essere impostato in base alla tipologia di prodotto (per esempio tutti i commerciali), solo per uno o più articoli (per esempio un biglietto da visita) e in base alla tecnologia di stampa (per esempio un template diverso per ogni stampante).

 

Lavorazioni:

Oltre ai processi standard del Print, configurati nelle impostazioni del motore di calcolo, è possibile creare nuove lavorazioni per gli step di un ordine slegati dalle macchine da stampa (per esempio la realizzazione di un progetto grafico o la spedizione).

 

Macchine:

Si tratta della risorsa associata a un certo processo  (per esempio:

stampante, rilegatrice, laminatrice). Allo stesso processo possiamo eventualmente associare più macchine e decidere quale utilizzare in base alla coda lavori.

Di default le lavorazioni vengono associate alle macchine già configurate economicamente e tecnicamente nel Print, ma è possibile crearne altre nel Routing in base a esigenze di altra natura (per esempio, la plastificatrice di un fornitore o un computer utilizzato per la verifica file).

 

Fornitori:

Nel caso alcuni processi vengano delegati a un fornitore esterno, è possibile gestirli separatamente. Di solito non si tratta di utenti attivi nel Print, ma è possibile creare un accesso ad hoc al sistema che non permetta modifiche ad altre sezioni.

 

Centri di lavorazione:

Insieme di operatori che possono occuparsi di un iter o singolo processo nel Routing, per esempio un centro di lavorazione per la stampa offset con determinati operatori, un altro per la stampa digitale con differenti operatori, e altri ancora per serigrafia, stampa roll to roll e flatbed.

 

Operatori:

L'operatore della macchina visualizza i processi a lui assegnati e, in caso vi siano più operatori e più macchine per la stessa tipologia di processi, decide a quale processo dare la priorità, sempre in base alla coda lavori. In questo modo, l'operatore non è un semplice esecutore passivo, ma contribuisce all'efficienza del sistema, perché sono le sue scelte e i suoi feedback a permettere il monitoraggio e l'ottimizzazione del sistema stesso, anche attraverso segnalazioni (ticket e criticità) e la conferma o meno delle tempistiche previste per una certa lavorazione.

L’operatore ha a disposizione 2 metodi per accedere ai processi a lui destinati:   

1.  accedere al sistema e visualizzare la propria “home” con tutti i processi in attesa;

2.  cliccare sul link (inviatogli via mail) che lo porta direttamente al processo.

 

Spedizioni:

Il sistema permette la generazione automatica delle etichette con cod. a barra per corriere Bartolini (sarà possibile poi integrare con altri corrieri, per esempio TNT e DHL).

L’ordine verrà inviato automaticamente al corriere con generazione del tracking number e la relativa gestione della spedizione potrà essere fatta all’interno del Print.

Statistiche

 

  • Permette di accedere a dati relativi al Routing, per esempio:
  • Numero ordini per mese
  • Materiali e stampanti più utilizzati
  • Totale fatturato
  • Tipologie di prodotti più venduti
  • Statistiche su clienti (per fatturato, agenti, tipologia prodotto)
  • Statistiche per centro di costo per periodo (confronto costi diretti, indiretti, salari, ammortamenti con fatture per centro di costo)
  • Ore presenze operatori
  • Ricerca per operatore (dettaglio fasi e commesse del periodo)
  • Ricerca per fase (dettaglio operatori e commesse del periodo)
  • Promemoria clienti che non stanno lavorando (non ricevono ordini da tot tempo)